KOMUNIKASI

 PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau kelompok masyarakat menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungannya. Pada umumnya, komunikasi terjadi secara lisan atau verbal. Komunikasi dapat terjadi jika ada persamaan antara penyampaian pesan dengan orang yang menerima pesan.

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat. Bila salah satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan pernah terjadi. Dengan demikian, setiap unsur dalam komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing ketergantungan satu dengan lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

Unsur - unsur komunikasi yaitu : 

1.    Komunikator / pengirim / sender.

Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan. Komunikator bisa tunggal, kelompok, atau organisasi pengirim berita. Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas, memilih media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut, dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik. Untuk itu, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi, apa yang akan dia sampaikan, dan bagaimana cara menyampaikannya.

2.    Komunikan / penerima / receiver.

Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Dalam proses komunikasi, penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna.

3.    Saluran / media / channel.

Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya. Pesan dapat berupa kata - kata atau tulisan, tiruan, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon, televisi, fax, photo copy, email, sandi morse, semaphore, sms, dan sebagainya. Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan.

BAGAIMANA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu. Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama, serta visi dan misi suatu organisasi.

Adapun tahapan-tahapan cara menyalurkan ide melalui komunikasi :

o  Ide (gagasan) oleh sender.

o  Perumusan yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.

o  Penyaluran (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol maupun isyarat, dll.

o  Tindakan yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

o  Pengertian yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.

o  Penerimaan yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).

Dalam membina kerjasama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi. Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama, pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang tepat dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dilaksanakan dengan tepat juga.

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

Ada 4 hambatan dalam komunikasi, yaitu :

1.    Hambatan dari Proses Komunikasi

Ø  Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

Ø  Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

Ø  Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

Ø  Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima.

Ø Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

Ø  Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.    Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.      Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4.      Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.

KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan
b. Komunukasi Tertulis
c. Komunikasi Verbal
d. Komunikasi Non Verbal

Dari segi arahnya
a. Komunikasi Ke atas
b. Komunikasi Ke bawah
c. Komunikasi Diagonal Keatas
d. Komunikasi Diagonal Kebawah
e. Komunikasi Horizontal
f. Komunikasi Satu Arah
g. Komunikasi Dua Arah

Menurut Lawannya :
a. Komunikasi Satu Lawan Satu
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok)
c. Kelompok Lawan Kelompok

Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
b. Komunikasi Informal

FAKTOR-FAKTOR PERUBAHAN ORGANISASI

Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:

1.    Faktor Ekstern.

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.

Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.

2.    Faktor Intern

Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:

Ø Problem hubungan antar anggota.

o  Hubungan atasan bawahan (hubungan yang bersifat vertikal)

Problema  atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi, misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem. Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang digunakan.

o  Hubungan sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal).

Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.

Ø Problem dalam proses kerja sama.

Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.

Ø Problem keuangan.

PROSES PERUBAHAN ORGANISASI

Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.
Dorongan untuk berubah alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari :

1.    Dorongan Eksternal

Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.

2.    Dorongan Internal

Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural. Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.

Secara umum ada dua jenis perubahan dalam organisasi.

1.    Perubahan Terencana

Perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.

2.    Perubahan Reaktif

Perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.

Langkah-langkah komprehensif dalam proses perubahan yaitu :

1.    Mengenali kebutuhan akan perubahan

2.    Menetapkan tujuan perubahan

3.    Mendiagnosis apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan

CIRI-CIRI PENGEMBANGAN ORGANISASI

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.    Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.

2.    Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.

3.    Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.

METODE PENGEMBANGAN ORGANISASI

Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai organisasi yang secara terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar mampu.

TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN

a.    Tipe Instruktif

Tipe ini ditandai dengan adanya komunikasi satu arah. Pemimpin membatasi peran bawahan dan menunjukkan kepada bawahan apa, kapan, di mana, bagaimana sesuatu tugas harus dilaksanakan. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan semata-mata menjadi wewenang pemimpin, yang kemudian diumumkan kepada para bawahan. Pelaksanaan pekerjaan diawasi secara ketat oleh pemimpin.
Ciri-ciri tipe instruktif :

o   Pemimpin memberikan pengarahan tinggi dan rendah dukungan.

o   Pemimpin memberikan batasan peranan bawahan.

o   Pemimpin memberitahukan bawahan tentang apa, bilamana, dimana, dan bagaimana bawahan melaksanakan tugasnya.

o   Inisiatif pemecahan masalah dan pengambilan keputusan semata-mata dilakuakn oleh pemimpin.

o   Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan diumumkan oleh pemimpin, dan pelaksanaannya diawasi secara ketat oleh pemimpin

b.    Tipe konsultatif

Kepemimpinan tipe ini masih memberikan instruksi yang cukup besar serta penetapan keputusan-keputusan dilakukan oleh pemimpin. Bedanya adalah bahwa tipe konsultatif ini menggunakan komunikasi dua arah dan memberikan suportif terhadap bawahan mendengar keluhan dan perasaan bawahan tentang keputusan yang diambil. Sementara bantuan ditingkatkan, pengawasan atas pelaksanaan keputusan tetap pada pemimpin.

Ciri-ciri tipe konsultatif :

o   Pemimpin memberikan baik pengarahan maupun dukungan tinggi.

o   Pemimpin mengadakan komunikasi dua arah dan berusaha mendengarkan perasaan, gagasan, dan saran bawahan.

o   Pengawasan dan pengambilan keputusan tetap pada pemimpin.

c.    Tipe partisipatif

Sebab kontrol atas pemecahan masalah dan pengambilan keputusan seimbang antara pemimpin dan bawahan, pemimpin dan bawahan sama-sama terlibat dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Komunikasi dua arah makin bertambah frekuensinya, pemimpin makin mendengarkan secara intensif terhadap bawahannya. Keikutsertaan bawahan untuk memecahkan masalah dan mengambil keputusan makin banyak, sebab pemimpin berpendapat bahwa bawahan telah memiliki kecakapan dan pengetahuan yang cukup luas untuk menyelesaikan tugas.

TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

1.    Teori Kepemimpinan Sifat ( Trait Theory )

Analisis ilmiah tentang kepemimpinan beerangkat dari pemusatan perhatian pemimpin itu sendiri. Teori sifat berkembang pertama kali di Yunani Kuno dan Romawi yang beranggapan bahwa pemimpin itu dilahirkan, bukannya diciptakan yang kemudian teori ini dikenal dengan “the greatma theory”. Dalam perkembangannya, teori ini mendapat pengaruh dari aliran perilaku pemikir psikologi yang berpandangan bahwa sifat-sifat kepemimpinan tidak
seluruhnya dilahirkan, akan tetapi juga dapat dicapai melalui pendidikan dan pengalaman. Sifat-sifat itu antara lain : sifat fisik, mental dan kepribadian.

2.    Teori Kepemimpinan Perilaku dan Situasi

Pertama yang disebut Konsiderasi yaitu kecenderungan pemimpin yang menggambarkan hubungan akrab dengan bawahan.

Contoh gejala yang ada dalam hal ini seperti : membela bawahan, memberi masukan kepada bawahan dan bersedia bekonsultasi dengan bawahan.

Kedua disebut struktur inisiasi yaitu kecenderungan seorang pemimpin yang memberikan batasan kepada bawahan.

Contoh yang dapat dilihat, bawahan mendapat instruksi dalam pelaksanaan tugas, kapan, bagaimana pekerjaan dilakukan, dan hasil apa yang akan dicapai.
Berdasarkan teori ini, seorang pemimpin yang baik adalah bagaimana seorang pemimpin yang memiliki perhatian yang tinggi kepada bawahan dan terhadap hasil yang tinggi juga.
Kemudian juga timbul teori kepemimpinan situasi dimana seorang pemimpin harus merupakan seorang pendiagnosa yang baik dan harus bersifat fleksibel, sesuai dengan perkembangan dan tingkat kedewasaan bawahan.

3.    Teori Kontingensi

Mulai berkembang tahun 1962, teori ini menyatakan bahwa tidak ada satu sistem manajemen yang optimum, sistem tergantung pada tingkat perubahan lingkungannya. Sistem ini disebut sistem organik (sebagai lawan sistem mekanistik), pada sistem ini mempunyai beberapa ciri :

o   Substansinya adalah manusia bukan tugas.

o   Kurang menekankan hirarki

o   Struktur saling berhubungan, fleksibel, dalam bentuk kelompok

o   Kebersamaan dalam nilai, kepercayaan dan norma

o   Pengendalian diri sendiri, penyesuaian bersama.

4.    Teori Behavioristik

Behaviorisme merupakan salah aliran psikologi yang memandang individu hanya dari sisi fenomena jasmaniah, dan mengabaikan aspek-aspek mental. Dengan kata lain, behaviorisme tidak mengakui adanya kecerdasan, bakat, minat dan perasaan individu dalam suatu belajar. Pendekatan ini menekankan bahwa manajemen yang efektif  bila ada pemahaman tentang pekerja lebih berorientasi pada manusia sebagai pelaku.

Beberapa tokohnya, antara lain :

a.       Maslow
Individu mempunyai 5 kebutuhan dasar yaitu physical needs, security needs, social needs, esteem needs, self actualization needs. Kebutuhan tersebut akan menimbulkan suatu keinginan untuk memenuhinya. Organisasi perlu mengenali kebutuhan tersebut dan berusaha memenuhinya agar timbul kepuasan.

b.      Douglas Mc Gregor (1906-1964)

Teori X dan teori Y. Teori X melihat karyawan dari segi pessimistik, manajer hanya mengubah kondisi kerja dan mengektifkan penggunaan rewards & punishment untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Teori Y melihat karyawan dari segi optimistik, manajer perlu melakukan pendekatan humanistik kepada karyawan, menantang karyawan untuk berprestasi, mendorong pertumbuhan pribadi, mendorong kinerja.

5.    Teori Humanistik

Teori ini lebih menekankan pada prinsip kemanusiaan. Teori humanistic biasanya dicirikan dengan adanya suasana saling menghargai dan adanya kebebasan. Teori Humanistik dengan para pelopor Argryris, Blake dan Mouton, Rensis Likert, dan Douglas McGregor. Teori ini secara umum berpendapat, secara alamiah manusia merupakan “motivated organism”. Organisasi memiliki struktur dan sistem kontrol tertentu. Fungsi dari kepemimpinan adalah memodifikasi organisasi agar individu bebas untuk merealisasikan potensi motivasinya didalam memenuhi kebutuhannya dan pada waktu yang sama sejalan dengan arah tujuan kelompok.

Apabila dicermati, didalam Teori Humanistik, terdapat tiga variabel pokok, yaitu :

a.  Kepemimpinan yang sesuai dan memperhatikan hati nurani anggota dengan segenap harapan, kebutuhan, dan kemampuannya.

b.  Organisasi yang disusun dengan baik agar tetap relevan dengan kepentingan anggota disamping kepentingan organisasi secara keseluruhan.

c.   Interaksi yang akrab dan harmonis antara pimpinan dengan anggota untuk menggalang persatuan dan kesatuan serta hidup damai bersama-sama.

Blanchard, Zigarmi, dan Drea bahkan menyatakan, kepemimpinan bukanlah sesuatu yang Anda lakukan terhadap orang lain, melainkan sesuatu yang Anda lakukan bersama dengan orang lain (Blanchard & Zigarmi, 2001).

Sumber :

https://rosdianya.wordpress.com/category/tugas-3-teori-organisasi-umum/

http://mrizkygumelar.blogspot.com/2014/01/tugas-ke-3-teori-organisasi-umum.html