Peran Komunikasi dalam Organisasi

ahmadcirebon.blogspot.com

1. Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Pengertian komunikasi berasal dari  bahasa Latin  yakni :  Communicare berarti  berpartisipasi atau memberitahukan.  Sedangkan di dalam Ensiklopedi Administrasi,  arti kata komunikasi (communication) adalah :  Suatu proses penyampaian ide dari suatu sumber berita ke suatu tempat tujuan. Sedangkan pengertian komunikasi menurut  Phil Astrid Susanto, menuliskan kata komunikasi adalah :  Proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti (Phil Astrid Susanto, 1974). 
Lain halnya pendapat dari seorang tokoh bernama Keith Davis, menuliskan bahwa komunikasi adalah :  Proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain (Keith Davis, 1962).

Jadi pengertian komunikasi adalah :  Suatu tingkah laku atau perbuatan penyampaian lambang-lambang yang  mengandung arti dan makna dari satu individu ke individu lainnya atau dari satu organisasi ke organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.

Organisasi menempatkan komunikasi sebagai salah satu unsur administrasi, padahal fungsi komunikasi dalam organisasi jauh lebih dari itu dan mempunyai banyak sekali manfaat yang dapat dicapai, dengan demikian sangatlah jelas bahwa dengan kegiatan “komunikasi” sangat penting dalam kehidupan berorganisasi. Komunikasi dalam suatu organisasi selalu merupakan komunikasi timbal balik, demi kepentingan semua pihak. Dalam berkehidupan manusia harus berkomunikasi yakni memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Dalam berkomunikasi kita menciptakan persamaan pengertian, ide, pemikiran, dan sikap tingkah laku kita terhadap orang lain. Jadi komunikator dan komunikan mempunyai kesamaan dan kesepakatan pesan sehingga menimbulkan suatu pengertian.

Dalam proses komunikasi menurut Lasswell melibatkan beberapa komponen yaitu:

1. Komunikator (sumber) 
2. Pesan
3. Saluran
4. Komunikan (organisasi/publik) 
5. Efek
   Dari kelima komponen tersebut, proses komunikasi saling berkaitan satu dengan yang lainnya. 

2. Jenis dan Proses Komunikasi

Jenis komunikasi disini akan saling berkaitan dalam suatu organisasi, agar terjadinya komunikasi yang efektif antara komunikan dengan komunikator, disini saya akan membahas jenis komunikasi dengan contoh yang sudah saya alami selama menjadi Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer (BEM FIKTI 2014-2015). 

Jenis Komunikasi dalam Organisasi :

1. Komunikasi Internal
   Komunikasi terjadi dalam organisasi itu sendiri.
   Contohnya: pertukaran gagasan diantara para  pengurus BEM dan anggota BEM dalam sebuah organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa di dalam Kampus. 
2. Komunikasi Vertikal
   Komunikasi dari Ketua ke Pengurus.
   Contohnya Ketua memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, masalah intern. 
3. Komunikasi Horisontal
   Komunikasi mendatar, antara anggota pengurus dengan anggota lainnya. Berlangsung nonformal, komunikasi ini terjadi tidak pada saat dalam suasana bekerja.
4. Komunikasi Diagonal
   Komunikasi antara Ketua Departemen dengan Pengurus Departemen lain. 
5. Komunikasi Eksternal
   Komunikasi antara Ketua BEM dengan mahasiswa di luar lingkungan organisasi.

Proses Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya agar terjadi komunikasi yang efektif.

Beberapa faktor yang yang perlu diperhatikan di dalam proses komunikasi menurut K. Anderson, 1978, adalah sebagai berikut:

1. Faktor sumber dan penerima pesan.
   a. Pengetahuan, gagasan, pikiran dan pengalaman
   b. Sikap, keyakinan dan tujuan
   c. Kebutuhan, keinginan dan nilai-nilai
   d. Kepentingan
   e. Keanggotaan dan peranan dalam kelompok
   f. Kecakapan berkomunikasi
   g.Persepsi terhadap unsur-unsur lain.
   
2. Faktor saluran
   a. Karakteristik saluran atau media yang digunakan
   b. Seberapa besar jumlah publiknya
   Faktor pesan
   a. Gagasan dan isi pesan
   b. Susunan pesan
   c. Bahasa dan gaya
   d. Cara penyampaian: lisan, tertulis, dan lain-lain.

Berikut ini adalah syarat-syarat agar komunikasi berjalan baik:

1. Jelas
   Yaitu pernyataan yang dinyatakan dalam bahasa yang dimengerti si Komunikan (Penerima informasi).
2. Tepat
   Dalam hal orang yang dituju (objek) harus tepat.
3. SasaranTujuan pemberian informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si Komunikator (Pengirim pesan).

3. Komunikasi Efektif
Komunikasi efektif adalah tersampaikannya gagasan, pesan dan perasaan dengan cara yang baik dalam kontak sosial yang baik pula. Komunikasi merupakan hal yang sangat penting bagi siapa pun, di bidang apapun dan dalam situasi apapun. Komunikasi yang efektif membantu anda untuk mengatur arus kerja, memperbaiki hubungan antar individual dan memberikan manfaat penting lainnya.
Ciri – Ciri Komunikasi Efektif :

• Istilah.
  Penggunaan istilah yang diartikan “sama” antara pengirim dan penerima pesan merupakan aturan dasar untuk mencapai komunikasi yang efektif. 
• Spesifik.
  Pesan yang disampaikan harus jelas, sehingga si penerima pesan dapat menerima dan mengulangi dengan benar. 
• Tersusun dengan baik.
  Pesan harus berkembang secara logis dan tidak boleh terpotong-potong. 
• Objektif, akurat, dan aktual.
  Pengirim informasi harus berusaha menyampaikan pesan seobjektif mungkin. 
•  Efisien.
  Pesan di sampaikan seringkas dan seoriginal mungkin serta harus berusaha untuk menghilangkan kata yang tidak relavan. 
• Hukum komunikasi yang efektif.
  Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. 

4. Implikasi Manajerial 

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti keedaan terlibat atau akibat. Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu:

1. Implikasi Prosedural, meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.
2. Implikasi kebijakan, meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

Teori Managerial Grid

Teori dikemukakan oleh Robert K. Blake dan Jane S. Mouton yang membedakan dua dimensi dalam kepemimpinan, yaitu “concern for people” dan “concern for production”.
5 Gaya Kepemimpinan atas dua aspek diatas:

1. Improvised
   Pemimpin menggunakan usaha paling sedikit untuk menyelesaikan tugas tertentu. 
2. Country Club
   Kepemimpinan didasarkan kepada hubungan informal antar individu (persahabatan) yang membuat suasana dan tempo kerja nyaman dan ramah. 
3. Team
   Kepemimpinan didasarkan pada keberhasilan suatu organisasi tergantung kepada hasil kerja sejumlah individu. Dasar dari kepemimpinan ini adalah kepercayaan dan penghargaan. 
4. Task
   Pemimpin memandang efisiensi kerja sebagai faktor utama keberhasilan dalam organisasi. Penampilan terletak pada penampilan individu dalam organisasi. 
5. Midle Road
   Kepemimpinan yang menekankan pada tingkat keseimbangan antara tugas dan hubungan manusiawi.

Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi, teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari pada pemimpin. Kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas.

Kesimpulan
Dapat disimpulkan bahwa, komunikasi dalam organisasi sangat diperlukan untuk memberikan saling pengertian dalam hal informasi antara semua anggota organisasi dari atasan hingga bawahan atau sebaliknya, sehingga dapat terciptanya kerjasama dan koordinasi yang baik didalam suatu organisasi. Maka dengan hal tersebut, komunikasi pun memiliki 3 hal penting yaitu adanya Komunikator, Komunikan, dan Berita/ informasi, yang sebaiknya memenuhi syarat-syarat berkomunikasi (Jelas, Tepat, Sasaran), maupun tata cara berkomunikasi yang baik, sehingga dalam suatu organisasi dapat tercapainya suatu tujuan yang telah ditetapkan dengan adanya komunikasi yang baik antara beberapa pihak yang terlibat.

Daftar Pustaka

1. Phil Astrid Susanto, Komunikasi Teori dan Praktik, Bandung : Binacipta, 1974.
2. Ebta Setiawan, Kamus Besar Bahasa Indonesia.
   http://kbbi.web.id/implikasi diakses tanggal 15 Maret 2015
3. Widyatmini, Izzati Amperaningrum, Pengantar Organisasi & Metod, Edisi pertama, Gunadarma, Jakarta,1996 
4. Aris Febri Rahmanto, Peranan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi, Jurnal Komunikologi Vol. 1 No. 2, September 2004 
5. Effendy, Uchjana Onong, Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi, Citra Aditya Bakti, Bandung, 2000. 
6. Ayis Nuzul, Relasi Komunikasi Interpersonal dan Komunikasi, Juni 2014. http://edukasi.kompasiana.com/2014/06/05/relasi-komunikasi-interpersonal-dan-komunikasi-656805.html diakses tanggal 10 Maret 2015 
7. Ahmad Hidayat, Komunikasi dalam Organisasi, Oktober 2011.
   http://ahmadcirebon.blogspot.com/2011/10/komunikasi-dalam-organisasi.html diakses tanggal 12 Maret 2015